Documents

Rekisteriseloste

 

Vaasan ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan jäsenrekisteri

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Vaasan ammattikorkeakoulun opiskelijakunta VAMOK
The Student Union of Vaasa University of Applied Sciences VAMOK

Wolffintie 30, 65200 Vaasa, FINLAND

y-tunnus: 2034422-2

 

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Toiminnanjohtaja / Executive Director
Mobile +358 40 734 9095 (Mon-Fri 10-15)
toiminnanjohtaja@vamok.fi

 

3. REKISTERIN NIMI

Vaasan ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan jäsenrekisteri.

 

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietolain (523/1999) 8§:ssä 5. kohdassa tarkoitettu yhteysvaatimus: jäsenyyssuhteen hoitaminen.

Personal Data Act (523/1999) 8§ 5. access requirement: membership relations.

 

5. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Yhdistyslain (503/1989) 11§:ssä tarkoitettu jäsenluettelo.

Associations Act (503/1989) 11§ member listing.

 

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Nimi / Name
Opiskelijanumero / Student number
Jäsenkortin tila / State of Membership Card
Kortti käytössä K/E / Card active YES/NO
Suoritetut jäsenmaksut / Completed Membership Fees
Koulutusohjelma / Degree Programme
Postiosoite / Postal address
Puhelinnumero / Phone number
Sähköpostiosoite / Email address
Kotikunta / Home municipality
Kotimaa / Home country
Läsnäolotieto Vaasan ammattikorkeakoulussa / Information on presence/absence enrolments in Vaasa UAS

 

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään verkkolomakkeen välityksellä. Henkilötiedot ja osoitetiedot sekä opinto-oikeus tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään ammattikorkeakoulun opiskelija- ja opintorekisteristä jäsenen antamalla suostumuksella.

The information is provided by the members themselves via online form. Personal and address data is checked and updated from the study register of the University of Applied Sciences with an authorization granted by the member.

 

8. TIETOJEN LUOVUTUS

Henkilötietoja voidaan jäsenen suostumuksella luovuttaa teknisenä tallenteena tai tarratulosteena opiskelijakunnan yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoitusta varten.

Yhteistyökumppanit eivät luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Personal Data can be disposed as technical recording or sticker printouts to the partners of the Student Union for direct marketing purposes if the member grants an authorization for it.

The partners will not dispose personal data for third parties. The data will not be given or transferred outside of EU or economic region of Europe.

 

9. REKISTERIN SUOJAUS

Ainoastaan määrätyillä opiskelijakunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä sekä opiskelijakunnan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää jäsenrekisteriä.

Rekisterissä on eri käyttäjätasoja, jolloin käyttäjä saa ylläpito- ja selausoikeuden ainoastaan tehtävänsä kannalta tarpeellisiin tietoihin. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.


Only designated Student Union employees and associates as well as companies (and employees of the companies) commissioned by the Student Union have the right to access the membership register.

There are different levels of access rights and each user is only able to access and view data that is necessary for their tasks. Each user has their own username and password that are required while logging in.

 

10. TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella on oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuun rekisteriin. Jokainen voi myös tarkistaa, ettei tässä rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Maksutta tiedot voi tarkistaa kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö on toimitettava omakätisesti allekirjoitetulla opiskelijakunnan toimiston osoitteella.

Tiedot voi tarkastaa myös henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistolla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan tästä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.

Opiskelijakunta oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikaisupyynnön voi tehdä kirjallisesti opiskelijakunnan toimiston osoitteella tai henkilökohtaisesti opiskelijakunnan toimistossa. Oikaisupyynnön tekijän henkilöllisyys tarkistetaan.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI.

Every member has the right to know what personal data is recorded in the membership register referred in this registration description. Everyone is also able to check that there are no data concerning them in this register.

The data can be checked once in a year without a charge. A request for data check-up has to be signed and personally delivered to the address of the Student Union.

The data can also be checked by visiting the Student Union office in person. There will be an ID check-up before any data is given.

The right to check-up data can only be denied in a case of exception. If the right to check-up data is denied a written letter of denial will be given. The person in question has the right to contact Data Protection Ombudsman who will settle the case: The Office of Data Protection Ombudsman, PL 315, 00181 HELSINKI.

The Student Union corrects, supplies and deletes incorrect, unnecessary, defective and outdated data from the register. A request for a revised decision concerning data can be done by sending it to the Student Union’s address or by visiting the office in person. The ID of the person will be checked.

If the correction of data is denied a written letter of denial will be given. The person in question has the right to contact Data Protection Ombudsman who will settle the case: The Office of Data Protection Ombudsman, PL 315, 00181 HELSINKI.

Use of personal details

 

The maintenance of a membership register practiced by the Student Union of Vaasa University of Applied Sciences (later VAMOK) necessitates handling of personal information. The handling of personal information is based on membership relations, other relevant connection or consent given by the customer. The personal information is used for maintaining the membership relation.

 

VAMOK pays special attention to customer’s privacy and protection of the personal information, and follows good practices in data processing.

 

The personal information is collected directly from the individuals themselves.

 

In accordance to the Personal Data Act every person has right to inquire what information of him/her is being held in the register. The request for inquiry cannot be made via telephone, but with an written request personally signed by the requester. Written request should be sent to address VAMOK, Wolffintie 30, 65200 Vaasa. When requesting to check the information, the requester needs to include following information in the request: Requester’s name, address, personal ID and whether he/she wants to inquire information only related to a specific matter, all the information or information from a certain time period. The information can only checked by personally visiting the VAMOK office after the request for an inquiry has been sent.

 

The customer has the right to demand relevant incorrect, outdated or deficient information related to him/her to be corrected, deleted or complemented. Requests for correction: VAMOK, Wolffintie 30, 65200 Vaasa.

 

More details on handling the personal information can be found in the register description below.